Evaluations interne et externe

Démarche d'amélioration continue de la qualité

Selon la loi du 2 janvier 2002, les établissements et services sociaux et médico-sociaux doivent procéder aux évaluations de leurs activités et de la qualité des prestations qu'ils délivrent. L'évaluation doit permettre d'apprécier notamment la mise en oeuvre effective des droits des usagers et la capacité de l'établissement ou du service à réaliser les missions qui lui sont confiées.

La démarche d'évaluation est une étape de la démarche d'amélioration continue de la qualité des prestations rendues par la structure.

Deux types d'évaluation :

  • l'évaluation interne ; l'établissement réalise lui-même à partir d'un référentiel la démarche d'évaluation. Un rapport d'évaluation est à produire tous les 5 ans. 
  • l'évaluation externe ; elle est réalisée par un organisme habilité par l'ANESM tous les 7 ans.

Les résultats de l'évaluation externe conditionnent le renouvellement de l'autorisation de l'établissement fixée à 15 ans délivrée par l'autorité de tarification et de contrôle compétente.

Les résultats des évaluations sont communiqués à l'autorité ayant délivré l'autorisation (Agence Régionale de Santé, Conseil départemental).

La mise en place des évaluations internes et externes sont pilotées à l'Agapei par la Direction Générale au travers de la mise en place d'un Comité de pilotage Associatif « Qualité » chargé de l’élaboration et du suivi de la démarche d'amélioration.

La composition du Comité « Qualité »

  • Mme Christèle Cammas : Secrétaire Générale 
  • Mme Nathalie Boutté : Directrice Territoriale du Gers 
  • Mme Claire Boussion : Directrice Territoriale du Tarn 
  • Directeurs d'unités de gestion

Les missions du Comité Qualité associatif

  • Il assure le suivi des plans d’actions ;
  • Il s’assure que la démarche d’évaluation est intégrée dans les établissements ;
  • Il élabore le cahier des charges de l’évaluation ;
  • Il soutient les établissements en termes de méthodes et d’outils ;
  • Il veille à l’harmonisation des pratiques…

Un comité qualité est mis en place dans chaque Unité de gestion (UG).

Evaluation interne

Depuis la loi du 2 janvier 2002, les établissements et services médico-sociaux doivent réaliser une évaluation interne de la qualité des prestations qu'ils délivrent tous les 5 ans. Comme le stipule les recommandations de l'Agence Nationale de l'évaluation et de la qualité des Etablissements et Services Médico-sociaux (ANESM), les usagers doivent être impliqués dans toutes les étapes de l’évaluation.

Les objectifs de l'évaluation interne

L’évaluation interne permet de mesurer le degré d’atteinte des objectifs fixés par le projet d’établissement. Il s’agit entre autres de s’assurer de l'effectivité des droits de l’usager, au centre du dispositif d’accompagnement, et de l'efficience de la gestion de l’établissement.

L’évaluation porte sur les domaines suivants :

  • Le projet d’établissement et ses conditions de mise en œuvre
  • L’organisation et l’ouverture de l'établissement sur son environnement
  • La personnalisation de l'accompagnement
  • Le droit et la participation des usagers

Le pilotage et le management de l'évaluation interne

L’Agapei a pris le parti d’intégrer l’ensemble de ses établissements à la démarche d’évaluation interne dont le premier cycle a été inauguré pour les établissements de la Haute-Garonne en 2003. Pour une cohérence managériale et une homogénéisation des processus structurants associatifs, l’évaluation interne a été pilotée au niveau associatif par la Direction Générale en lien avec les directeurs.  Le cadre de la démarche et les modalités de son pilotage ont ainsi été définis.

Afin d’impliquer les managers de proximité dans le souci d’une amélioration continue de la qualité, l’évaluation interne est pilotée au niveau de chaque unité de gestion par le Directeur et animée par les Responsables d’Unités d’Intervention Sociale sur chaque service.

Les étapes de l’évaluation interne

L’évaluation interne se déroule en différentes étapes :

  • L’auto-évaluation
  • La définition et la réalisation de plans d’actions élaborés en fonction des points d'amélioration identifiés ;
  • La rédaction d’un rapport d'évaluation à remettre aux autorités de contrôle et tarification compétentes;
  • Chaque année, le directeur fait état dans le rapport d'activité annuel remis à l'autorité adminstrative concernée, l'avancée de ses plans d'actions et présente la démarche d’amélioration continue de la qualité propre à sa structure.

Le référentiel

L’évaluation interne est effectuée à partir du référentiel Quali-Eval, développé par la FEGAPEI (Fédération nationale des associations gestionnaires au service des personnes handicapées et fragiles).

Calendrier de l’Agapei

  • 2009/2010 : Evaluation interne des Etablissements de la Haute-Garonne et du Tarn

     Les rapports d’évaluation ont été transmis aux autorités de tarification et de contrôle le 4 mars 2011.

  • 2012 : Evaluation interne des Etablissements du Gers.

     Les rapports d’évaluation ont été transmis aux autorités de tarification et de contrôle le 31 janvier 2013.

  • 2016 : Evaluation interne de tous les Etablissements (Gers, Haute-Garonne, Tarn)

Priorités et plans d'action associatif 2011/2016 issus des évaluations internes

  • Définition et mise en oeuvre du processus PAP sur l'ensemble des établissements 
  • Management de la qualité et prévention des risques
  • Conduire le changement et mener l'adaptation de l'organisation stratégique de l'Agapei.

 

Evaluation externe

L’Agapei a comme objectif d’intégrer la Démarche Qualité dans le développement quotidien des institutions et de l’imposer comme un levier du changement et une dynamique positive d’amélioration du service rendu. L’évaluation externe intervient dans ce contexte et doit permettre d’impliquer encore plus les professionnels dans cette démarche et soutenir les directeurs dans la conduite du changement.

Le cadre législatif

  • Les activités et la qualité des prestations délivrées par les établissements et services médico-sociaux sont tenues d’être évaluées par un organisme extérieur habilité par l'ANESM.  Ces derniers doivent respecter un cahier des charges fixé par décret listant 15 thématiques à évaluer.
  • L’évaluation externe a lieu tous les 7 ans et doit être réalisée 2 ans au plus avant le renouvellement de l’autorisation d'une durée de 15 ans. 

Les objectifs de l’évaluation externe

Porter une appréciation globale sur :

  • ​L’adéquation des objectifs du projet d’établissement ou de service par rapport aux besoins
  • Les priorités des acteurs concernés et les missions imparties
  • La cohérence des différents objectifs entre eux
  • L’adaptation des moyens humains et financiers mis en place aux objectifs

Examiner les suites réservées aux résultats issus de l’évaluation interne, comme : 

  • Les priorités et les modalités de mise en œuvre de la démarche de l’évaluation interne
  • La communication et la diffusion des propositions d’amélioration résultant de l’évaluation interne et la manière dont les acteurs ont été impliqués
  • La mise en œuvre des mesures d’amélioration et l’échéancier retenu

Examiner certaines thématiques et registres spécifiques en prenant en compte les particularités liées à l'établissement ou au service, parmi lesquels :

  • L’appréciation des activités et la qualité des prestations au regard des droits des usagers, et les conditions de réalisation du projet personnalisé
  • Les activités et la qualité des prestations au regard de l’ouverture de l’établissement ou du service sur son environnement, et des interactions 
  • La capacité de l’établissement ou du service à évaluer avec les personnes en situation de handicap leurs besoins et attentes dans le cadre du projet d’établissement ou de service, en prenant en compte les interactions avec l’environnement familial et social de la personne

Élaborer des propositions et/ou préconisations sur :

  • Des aspects stratégiques 
  • Des éléments plus directement opérationnels 
  • Des priorités  en regard de critères explicités

Calendrier de l’Agapei

Les évaluations externes se sont déroulées dans tous les établissements de septembre 2013 à juin 2014. Les rapports d'évaluation ont été remis aux Conseils départementaux et à l'ARS en juillet 2014.